Comment communiquer clairement à distance avec votre équipe ?

4 Nov 2020 | Blog, Management

 :Avez-vous déjà pensé qu’il y avait un problème de réglage de fréquence entre vous et Martin du marketing ou Alice de la finance ?
Discuter avec des personnes ayant des codes différents des nôtres se révèle parfois plus ardu que prévu. 

Sauf que voilà, cela arrive aussi au sein même d’une équipe… Ce qui peut alors poser problème pour atteindre des objectifs communs. Y remédier n’est pas chose impossible, loin de là. 

Néanmoins, le télétravail peut amener son petit grain de sable supplémentaire.. Un vrai challenge certains jours. 

Mais pas que, vous connaissez notre optimisme, ce challenge se transforme en une opportunité de ré-inventer les rituels d’équipe et de proposer de nouveaux modes d’organisation en suivant quelques conseils qui ont fait leur preuve. 

Voyons ensemble comment communiquer clairement à distance avec votre équipedans cet article. Suivez le guide ! 

Vous avez aussi la possibilité de regarder notre webinaire sur ce sujet en 30 minutes 😉

La communication à distance, un art délicat à manier

Autant vous le dire tout de suite, les erreurs de communication arrivent à tout le monde, même aux entreprises que nous considérons comme les plus prestigieuses. Alors sentez-vous libre de tout complexe.

Prenons l’exemple de la NASA.

Le 23 septembre 1999, la National Aeronautics and Space Administration perdait la sonde Mars Climate Orbiter à cause d’une faute de communication. 

Répartis entre la Californie et le Colorado, ses ingénieurs avaient conçu des logiciels utilisant des unités de mesure différentes. Chaque équipe avait fait sa part du travail en pensant que l’autre employait la même unité de mesure…
Or, malgré de nombreuses discussions, ce point n’avait jamais été détecté. 

Cette histoire illustre parfaitement les difficultés de la communication à distance.

21 ans plus tard… ce sujet demeure toujours essentiel dans le travail d’équipe.
Bien sûr, les outils de collaboration ont évolué à vitesse grand V, mais ils ne couvrent pas tous les dysfonctionnements. Car, au-delà de la technologie, c’est bien de savoir-être et de savoir-faire dont il est question en communication.

Alors, comment transmettre des messages de façon claire en physique ou en distanciel ?
Comment s’assurer d’être bien compris ?
Ou encore, comment prévenir les tensions ?

Reprenons point par point.

Proposer un cadre de communication structuré et bienveillant

Un cadre clair pour l’équipe… 

La communication est un élément fondamental pour engager votre équipe autour d’un but commun et l’amener à réaliser les objectifs définis.

Le premier point consiste donc à rappeler la vision de votre société. En effet, sans vision partagée par tous ses membres, il est difficile pour une entreprise d’exister. Alors n’hésitez pas à expliciter et répéter la raison d’être de votre structure et sa mission : que souhaite-t-elle accomplir ? Où ambitionne-t-elle d’être dans 10 ans ?

Le deuxième point concerne le cap collectif. Votre équipe a besoin de connaître sa place et sa contribution dans l’entreprise. Prenez le temps de l’expliquer à votre équipe, et de définir des objectifs communs avec vos collaborateurs : quels sont les ambitions de votre équipe pour la semaine ou le mois à venir ?

Enfin, déterminez avec chacun de vos collaborateurs ses objectifs individuels. Une feuille de route claire et précise permet d’avancer dans la bonne direction.

En situation de télétravail, les échanges étant parfois moins réguliers qu’au bureau, nous vous recommandons de clarifier les objectifs collectifs et individuels fréquemment, de 1 fois par semaine à 1 fois par mois en fonction de votre disponibilité.

… et la communication

Afin de faciliter la communication dans votre équipe, mettez vous d’accord sur plusieurs éléments comme :

  • Les canaux à utiliser
    • Par exemple : visioconférence pour les sessions de travail, mails pour les avancements de projets, SMS pour les urgences,
  • Les plages de disponibilité
    • Proposez des plages horaires auxquelles votre équipe peut être joignable, par exemple de 9h à 12h puis de 14h à 17h. Cela vous donnera de la visibilité pour organiser des échanges, tout en laissant chacun s’organiser à sa guise en dehors de ces moments.
    • Déterminez quels sont les meilleurs créneaux pour des réunions collectives.
    • Qui est joignable à quel moment ? Vous n’avez peut-être pas besoin de connaître les emplois du temps de tous vos collaborateurs, notamment dans les grandes équipes où cela peut vite relever du casse-tête. Dans ce cas, concentrez-vous plutôt sur les personnes avec lesquelles vous interagissez au quotidien ou qui partagent vos projets. 
    • L’utilisation d’agendas partagés sur Outlook, Gmail ou d’autres plateformes permet un gain de temps précieux pour tous. Pensez à mettre le vôtre à jour régulièrement, et demandez à votre équipe d’en faire de même.
  • Les espaces de travail :
    • Où sont localisés vos collègues ? Quels jours ont-ils prévu de se rendre au bureau ? Ces informations sont importantes si vous souhaitez croiser le chemin de certaines personnes, pour partager un moment avec elles ou organiser des réunions collectives. 
    • Indiquez ces éléments dans votre agenda partagé, et incitez vos collaborateurs à en faire de même.

Des échanges réguliers

En collectif

Pour fluidifier la communication dans votre équipe, organisez des points collectifs à intervalles réguliers, une fois par semaine par exemple.

Incluez différents éléments afin de pouvoir à la fois prendre le pouls de vos collaborateurs et suivre l’avancement des projets, par exemple : 

  • La météo du jour : écoutez vos collaborateurs partager leur humeur du jour chacun leur tour sans jugement ni commentaire,
    • Vous pouvez varier les moyens : demander à vos collègues de dessiner leur humeur sur un post-it ou bien de montrer un objet qui représente leur moral.
  • Évoquer succinctement les projets de la semaine,
    • Ceci permet à chacun de savoir ce qu’il se passe dans l’équipe et renforce le sentiment d’appartenance.
  • Féliciter et remercier vos collaborateurs : quel(s) collègue(s), projet(s), idée(s) vous ont plu(s) cette semaine ? Prenez le temps de distribuer des “merci” et des “bravo”. Incitez chaque participant à la réunion à faire de même,
  • Organiser une session de questions – réponses :
    • Vous pouvez collecter les questions sur le chat de la visioconférence, ou bien noter les questions concernant l’ensemble de l’équipe au fil de la semaine pour y répondre pendant le point hebdomadaire.

Et en rendez-vous individuel

Prenez également soin de joindre vos collaborateurs individuellement pour prendre de leurs nouvelles et leur demander si tout va bien. Partager ses ressentis ou ses difficultés est parfois délicat devant un groupe, il est important d’organiser des rendez-vous plus confidentiels pour permettre à chacun de libérer sa parole.

 

Un environnement propice au dialogue

Comme nous l’évoquions dans notre article dédié à la cohésion d’équipe à distance, selon l’étude menée par Google en 2015, les équipes les plus performantes partagent toutes une caractéristique : celle de la sécurité psychologique.
Autrement dit, le secret des équipes productives réside dans la confiance et le respect que ses membres s’accordent. Chacun se sent suffisamment à l’aise pour s’exprimer en toutes circonstances, sans être rejeté.e ou puni.e. 

C’est pourquoi l’écoute est essentielle.
N’hésitez pas à poser clairement la question à vos collaborateurs : “Comment vous sentez-vous ? De quoi avez-vous besoin”. Prenez le temps d’écouter les réponses, sans jugement ni critique. Puis tentez de trouver des solutions ensemble aux problèmes évoqués.
Bien sûr, vous n’êtes ni WonderWoman ni Superman (quoique ?), vous n’aurez peut-être pas réponse à tout. Mais rassurez-vous, se sentir écouté.e permet déjà à chacun de se sentir mieux. 

Ceci favorisera l’établissement d’un climat de confiance, et contribuera au fameux sentiment de sécurité psychologique dont nous avons tous besoin.

 

Prévenir les tensions en s’exprimant sans équivoque

La chasse aux injustices

Dans son livre Les 4 accords toltèques, Don Miguel Ruiz recommande de toujours avoir une parole impeccable, soit une parole intègre et juste. Appliqué au télétravail, cet accord renvoie notamment au traitement équitable de tous ses collaborateurs.

 

Traiter tous ses collaborateurs de façon équitable

A distance, les biais liés à l’affect peuvent être rapidement amplifiés. S’il est facile d’appeler un.e collègue avec qui l’on s’entend bien pour vérifier une information ou poser une question, il est en revanche moins aisé de contacter de vive voix une personne avec qui l’on a moins d’affinités. 

Or, toutes les informations contenues dans la communication non verbale (ton de la voix, rythme, souffle) sont précieuses pour mieux comprendre les propos d’une personne. 

S’en tenir à l’écrit avec certains collègues vous privent de savoir comment il ou elle va réellement, et entraîne parfois des quiproquos.
C’est pourquoi il est important de prendre contact en visioconférence ou par téléphone avec tous les membres de son équipe régulièrement.

 

Veiller à une prise de parole juste

Par ailleurs, il arrive que des tensions se créent lors des réunions virtuelles, lorsque que quelques personnes accaparent la parole. Derrière son écran, il est en effet parfois plus difficile de prendre la parole.
Pour éviter cet écueil, demandez au responsable de la réunion d’organiser des tours de parole ou bien d’inviter chacun à s’exprimer nommément.

Il s’agit là d’une méthode que nous utilisons chez Happy Quest. Lors de chaque point hebdomadaire, la parole est transmise à tous les participants pour faire en sorte que chacun puisse partager son humeur ou donner son point de vue.
Si vous faites partie d’une grande équipe, ce procédé est plus difficile à répliquer.
Néanmoins, vous pouvez demander à chaque participant de dessiner son humeur du jour et de la présenter à l’écran. Vous pouvez également accorder la parole par projet, et demander ouvertement si quelqu’un a un élément à ajouter avant de clore un sujet.

 

La chasse aux suppositions

Le deuxième accord toltèque suggère de ne faire aucune supposition.

Comme nous le disions précédemment, la communication non verbale permet d’accéder à de nombreuses informations qui ne sont pas exprimées explicitement : l’état d’esprit de notre interlocuteur, son humeur, sa perplexité… Or à distance, il est plus difficile de capter ces éléments, notamment lorsque les communications ont lieu sans caméra, ou par écrit.

Afin d’éviter les malentendus, nous vous recommandons donc :

  • de poser des questions lorsqu’un point est imprécis, 
  • d’exprimer clairement ce que vous voulez,
  • d’oser évoquer ce qui vous contrarie avec la ou les personnes concernées. Attention, le “tu” tue, utilisez toujours le pronom “je” pour faire part de vos ressentis.


Du contexte, toujours du contexte

En tant que manager.euse, prenez le temps d’expliquer vos demandes en donnant du contexte à votre équipe. Soyez aussi précis que possible vis-à-vis des résultats attendus, des délais, des personnes impliquées, et des ressources engagées.


La transparence, votre meilleure alliée

Pensez par ailleurs à partager régulièrement des informations concernant la situation de l’entreprise, même lorsque vous disposez de peu de visibilité. Votre équipe appréciera la transparence dont vous faites preuve, contribuant à l’établissement d’une relation de confiance. C’est ce que nous essayons de pratiquer chez Happy Quest pour permettre à chacun de situer son action.

 

La chasse aux incompréhensions

Le troisième accord abordé par Don Miguel Ruiz consiste à ne rien prendre personnellement.
Lorsqu’une incompréhension survient, elle peut rapidement être mal interprétée et causer des dégâts, souvent en raison de ses propres insécurités personnelles.

 

Reformuler les propos

Pour éviter ce type d’incident, utilisez la reformulation. “Si je reformule, voici ce que j’ai compris : … Est-ce bien cela ?” Vous vous assurerez ainsi d’avoir bien saisi ce qui a été évoqué. Vous pouvez également proposer à vos interlocuteurs de reformuler vos propos pour être sûr.e que votre demande ait été transmise clairement.

 

Prendre du recul

Gardez en tête que les événements qui surviennent ne sont pas toujours des réponses à votre comportement. Ils peuvent certes être liés à vos actions, mais aussi dépendre d’un grand nombre de facteurs. SI vous sentez l’énervement venir, prenez une grande inspiration suivie d’une grande expiration à 3 reprises (voire plus si vous en ressentez le besoin) et essayez de prendre du recul.

Rappelez-vous qu’un message mal compris est un élément mal exprimé et mal écouté. Faites de votre mieux pour vous exprimer aussi clairement que possible, et disposer d’une écoute attentive chez vos interlocuteurs, en choisissant ensemble le moment le plus propice pour discuter par exemple.

 

Utiliser la communication pour insuffler une énergie positive

Insuffler une dynamique positive

Nous le disions dans la première partie de cet article, la communication permet de fédérer votre équipe. Au-delà de rassembler vos collaborateurs autour d’un but commun, la communication est un levier précieux pour nourrir activement les liens entre vos pairs, insuffler une énergie collective et motiver vos troupes, en présentiel comme en distanciel.

Comment ? Voici quelques suggestions.


Célébrer les victoires 

Votre équipe a besoin de savoir ce qui a bien fonctionné tout autant que ce qui a moins bien marché. Alors n’hésitez pas à valoriser les réussites de la semaine et du mois passé. Les succès contribuent à fédérer votre équipe, y compris à distance.


Remercier, féliciter

Félicitez les personnes ayant permis d’aboutir à de belles réalisations. Vous les rendrez non seulement joyeuses mais renforcerez également leur sentiment d’appartenance et leur engagement. Un combo gagnant donc 😉  

Vous pouvez également remercier les membres de votre équipe en fin de journée pour un effort ou une idée spécifique. Lors des périodes intenses ou stressantes, ce geste remontera le moral de vos troupes. 


Des mots positifs

Veillez à employer un discours positif. Adoptez un ton bienveillant et des tournures de phrases affirmatives plutôt que négatives. Par exemple, plutôt que “C’est pas trop mal”, tentez de dire “J’aime bien cette idée”. 


Adopter une communication positive

Pensez à commencer vos feedbacks par des points positifs. Nous avons tous tendance à nous concentrer sur les points à améliorer car il s’agit là d’un biais cognitif. Cependant, il est important de souligner l’effort de vos collaborateurs. Pourquoi ne pas essayer de débuter vos interventions par “Merci pour cette suggestion. Elle souligne des points intéressants.” ?


Encourager

Encouragez régulièrement votre équipe. S’il peut être aisé d’observer les résultats lorsqu’un projet aboutit ou que le temps des bilans annuels arrive, n’oubliez pas que vos collègues fournissent un effort tout au long du chemin. Comme tout un chacun, ils ou elles rencontrent parfois des doutes ou des difficultés. C’est notamment en ayant conscience que vous croyez en eux qu’ils réussiront à les dépasser, alors n’hésitez pas à les encourager fréquemment.


R
appeler le cap

Vous pouvez également leur rappeler la mission de l’entreprise et comment votre équipe y contribue pour rebooster leur motivation. Rappelez-vous qu’il est plus aisé de s’atteler à une tâche en ayant un objectif clair en tête.


Partager les bonnes nouvelles

Partagez les bonnes nouvelles et communiquez à propos des progrès réalisés. Vous entretiendrez une dynamique positive, même lorsque les projets ne sont pas encore aboutis.

Cultiver le feedback

Si vous souhaitez fluidifier la communication dans votre équipe, pourquoi ne pas demander directement à vos collègues leur avis ? En les impliquant, vous aurez bien plus de chances d’obtenir des règles et rituels qui conviennent à tous.

Demandez-leur :

  • Ce qui fonctionne,
  • Ce qui peut être amélioré,
  • De quoi chacun a besoin.

Peut-être n’obtiendrez vous pas de consensus sur certains points. Cependant, il sera sûrement possible de trouver des compromis. Par, vous recueillerez des informations précieuses sur la manière de fonctionner de chaque collaborateur. 

Se recentrer sur l’humain

Un peu de douceur et de bienveillance

Comme nous l’évoquions plus haut, il nous arrive tous de vivre des hauts et des bas. A distance, il est parfois plus difficile de prendre conscience des problèmes que traversent nos collègues.
Faites preuve de bienveillance autant que possible. Plutôt que d’élaborer des hypothèses (rappelez-vous, évitez les suppositions 😉 ), prenez directement contact avec les personnes que vous sentez en position délicate et demandez-leur comment elles vont. Tentez de savoir comment vous pouvez les aider.


Développez votre empathie

Essayez également de faire preuve d’empathie. Imaginez-vous à la place de vos interlocuteurs et demandez-vous ce que vous ressentiriez, ce que vous comprendriez ou encore ce que vous penseriez. Vous pourrez ainsi mieux adapter votre discours, votre ton, votre posture ou encore proposer des moments de partage favorisant l’esprit d’équipe et le mieux-être.

Il est essentiel pour vos collaborateurs de se sentir suffisamment écouté et en sécurité pour s’exprimer, évoquer ses préoccupations et faire part de ses doutes.


Faites de votre mieux

Bien sûr, selon vos propres circonstances personnelles et professionnelles, il sera peut-être plus difficile d’être à l’écoute et d’être compatissant certains jours. Ceci nous amène directement aux 4ème accord toltèque de Don Miguel Ruiz : faites de votre mieux.

A trop vouloir en faire, vous risquez de vous épuiser et de vous exposer à la frustration, la fatigue ou les regrets. Agissez selon le niveau d’énergie dont vous disposez à l’instant T. Ne tentez pas d’atteindre la perfection, faites simplement de votre mieux selon votre situation. 

Si vous souhaitez fluidifier la communication dans votre équipe, choisissez une action sur laquelle vous concentrer cette semaine. Avancez pas après pas, vous irez bien plus loin que vous ne le pensez 😉 

Conclusion 

Si la parole occupe une place aussi importante dans le célèbre livre Les 4 accords toltèques de Don Miguel Ruiz, c’est qu’elle est essentielle au fonctionnement de toute personne, et par extension de toute équipe. 

Son art est délicat à maîtriser. Mais pas impossible à manier, loin de là.

En appliquant quelques-uns des conseils de cet article, vous pourriez fluidifier la communication de votre équipe et échanger avec vos collaborateurs de manière plus sereine. 

Mais rappelez-vous, ne tentez pas de tout changer du jour au lendemain. Faites de votre mieux et avancez étape par étape.

Si vous souhaitez être accompagné.e pour fluidifier la communication dans votre équipe, nous serons ravis de vous aider grâce à nos ateliers et parcours d’apprentissage liés à la communication, l’écoute, la reconnaissance ou encore l’empathie.

 

Vous pouvez également visionner notre webinaire portant sur ce sujet avec vos collègues.

 

L’article étant dense, on vous a préparé un résumé des bonnes pratiques à retenir 😉

 

  1. Proposez un cadre structuré et bienveillant :
  • Donnez du sens au travail de vos collaborateurs en rappelant la vision de votre entreprise.
  • Clarifiez le rôle de votre équipe et indiquez les objectifs collectifs.
  • Co-définissez les objectifs individuels.
  • Déterminez les canaux de communication à utiliser et les plages de disponibilité de l’équipe.
  • Animez des points d’équipe réguliers pour partager vos ressentis et les projets en cours.
  • Initiez des rendez-vous individuels.

2. Prévenez les tensions en s’exprimant sans équivoque :

  • Traitez tous vos collaborateurs de manière équitable.
  • Veillez à une juste répartition de la parole entre les membres de votre équipe lors des réunions.
  • Evitez toute supposition : posez autant de questions que nécessaire lorsqu’un élément est imprécis.
  • Si un point vous contrarie, abordez-le directement avec la ou les personnes concernées en utilisant toujours le pronom “je”.
  • Exprimez clairement vos attentes et vos contraintes.
  • Contextualisez vos demandes.
  • Partagez régulièrement des informations concernant la situation de l’entreprise, même lorsque vous disposez de peu de visibilité.
  • Reformulez les propos de vos interlocuteurs, et demandez-leur d’en faire autant avec vous. 
  • Prenez du recul.

3. Utilisez la communication pour insuffler une dynamique positive :

  • Célébrez les victoires.
  • Remerciez, félicitez.
  • Employez un discours positif.
  • Encouragez.
  • Demandez le feedback de votre équipe.
  • Favorisez l’émergence d’un climat de confiance en faisant preuve d’écoute et de bienveillance.
  • Soyez empathique.
  • Mais surtout, faites de votre mieux.

Pour aller plus loin, et échanger avec vos pairs managers sur vos problématiques quotidiennes, vous pouvez rejoindre nos ateliers de co-développement.

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