Feedbacks constructifs : comment les élaborer & les donner

3 Fév 2021 | Management, Management à distance

Pourquoi faire un feedback ? Qu’est-ce qu’un bon feedback ? Comment donner un feedback constructif ? 

Le feedback est un outil précieux pour motiver et faire progresser ses équipes. Encore faut-il que celui-ci soit bien donné et bien reçu.

Si vous ne pouvez pas contrôler la manière dont vos feedbacks sont reçus, vous pouvez en revanche améliorer la façon dont vous les transmettez. 

Reprenons ensemble la notion de feedback, son importance pour vos coéquipiers et comment les rendre constructifs.
Dans cet article, nous vous proposons 2 modèles à suivre, ainsi qu’une série d’exemples pour vous inspirer au quotidien. Suivez le guide
😉


Comprendre la notion de feedback et sa puissance pour motiver les équipes

Commençons par redéfinir la notion de feedback, car sans une compréhension claire, difficile de saisir son importance et la façon de le manier…

Qu’est-ce qu’un feedback ?

Un feedback consiste à faire un retour à quelqu’un sur un comportement, une action effectuée, ou une idée émise.
Il peut être utilisé pour féliciter, encourager, remercier, ou encore pour améliorer, corriger, amener à la réflexion.

Le feedback est une forme de reconnaissance.
Petit aparté : la reconnaissance s’attache à porter attention à des comportements, des compétences, des résultats, des engagements de temps ou d’énergie et à les mettre en lumière.
Le feedback va un cran plus loin en alimentant vos collaborateurs : pour quel motif suis-je reconnaissant.e ?  Quel était le contexte ? Qu’est-ce que cela a apporté à l’équipe, à l’entreprise ?

 

Pourquoi faire un feedback ?

Féliciter, remercier

En premier lieu pour remercier, féliciter ou encourager.
N’avez-vous jamais réalisé une tâche ou mené à bien un projet sans avoir reçu de remerciement ou été félicité ? Quel était votre sentiment, peut-être une légère dose de déception ou de frustration ?

Il en va de même pour vos coéquipiers.  

75% des collaborateurs estiment que la reconnaissance est un ingrédient essentiel pour leur bien-être au travail.

Alors pourquoi ne pas la mettre en pratique ?

 

Faire évoluer 

En deuxième, citons la possibilité de faire évoluer votre entourage professionnel.
Le feedback est un outil précieux pour encourager des comportements constructifs et soulever des points d’amélioration.

Grâce au feedback, vous permettez à vos collègues d’identifier leurs forces et leurs talents.
Plus ils en ont conscience, plus ils pourront les mettre à profit pour gérer leurs projets. 

Par ailleurs, vous pouvez également faire savoir ce qui est à améliorer, ce qui est à éviter, ce qui est attendu pour la suite.

Comment avez-vous progressé depuis le début de votre carrière ? Sûrement grâce à quelques retours précieux sur les éléments que vous pouviez renforcer ou modifier.
Alors si vous souhaitez voir vos équipes transformer certaines habitudes, le mieux est encore de leur dire. 

Par exemple, comme l’explique Alexandre Jost dans notre webinaire, le feedback peut vous aider à corriger la barre avec une personne vous donnant l’impression d’être démotivée.

 

Motiver

Enfin, donner du feedback est important pour motiver vos troupes.

Un feedback est perçu comme une marque de considération. Lorsque vous en recevez, vous vous sentez reconnu.e, votre travail compte.
Un sentiment d’utilité et une certaine fierté émergent lorsque les retours soulignent vos compétences ou vos résultats fructueux, vous donnant sûrement l’envie et l’énergie de continuer à vous investir.

 

Elaborer des feedbacks constructifs


Maintenant que vous avez compris la notion de feedback et son importance pour votre équipe, passons à une question qui doit vous tracasser :  comment donne-t-on des feedbacks constructifs ?

Pour quoi : votre intention en donnant des feedbacks ?

Premièrement, demandez-vous quelle est votre intention.
Que souhaitez-vous faire passer comme message à travers votre feedback ?

Une position purement critique est rarement constructive.
Rappelez-vous que vos collaborateurs sont des êtres humains. Ils sont certes maladroits, mais sont la plupart du temps animés de bonnes intentions.

Plutôt que d’adopter une attitude méfiante, essayez d’opter pour un état d’esprit gagnant – gagnant : vous et vos coéquipiers faites face à un challenge commun, celui d’atteindre les objectifs de l’entreprise. La question à garder en tête est alors : comment trouver ensemble une solution au problème qui nous anime ?

Souvenez-vous que notre cerveau possède un biais de négativité particulièrement fort : nous avons tous tendance à nous focaliser sur le négatif plutôt que sur le positif. Avant de donner un feedback pouvant être désagréable, tentez de trouver au moins 3 points positifs à la situation et à la personne.

 

Quoi : comment élaborer un feedback constructif ?

Pour vous guider dans la construction de vos feedbacks, nous vous proposons un modèle inspiré de la communication non violente. S’il est recommandé pour les retours difficiles à donner, il est aussi très utile pour les commentaires positifs ! 

1. Les faits 

Tout d’abord, rappelez le contexte et les faits. Quelle était la situation au moment où l’action, le comportement, la conversation a eu lieu ? Que s’est-il passé d’un point de vue objectif ?

Soyez aussi précis que possible pour vous accorder sur la situation de manière objective.
Cette étape est importante pour démarrer la conversation sainement, sans jugement.

2. Vos ressentis & besoins

En second, évoquez vos ressentis. Et associez-les à vos besoins. 

“J’étais content.e (sentiment) que tu aies réfléchi à plusieurs alternatives possibles à présenter au client parce qu’il est important pour moi d’être créatif et force de proposition (besoins) dans nos relations commerciales”.
Ou a contrario :
“J’étais mal à l’aise (sentiment) lorsque le ton est monté parce que j’ai besoin de travailler dans un climat paisible, d’écoute et de respect (besoins).”

Petite astuce : lorsqu’une situation ne vous convient pas, qu’elle vous irrite ou qu’elle vous angoisse, utilisez l’expression “je suis mal à l’aise”. Elle est plus “passe partout” et facile à exprimer que la colère, la peur ou la tristesse, notamment dans la sphère professionnelle où les émotions sont  (malheureusement) rarement les bienvenues.

3. Action ou demande

La dernière étape est d’émettre une demande ou de proposer une action. Qu’aimeriez-vous voir plus souvent, changer, apparaître ?

Formulez une demande qui soit concrète, réalisable, positive et négociable. “Es-tu d’accord pour réfléchir à 2 nouvelles propositions pour le prochain rendez-vous avec ce nouveau client ? ou bien “Si un nouveau désaccord surgit, pourrais-tu essayer de répondre d’un ton calme, quitte à laisser un laps de temps s’écouler pour accueillir ta colère avant de réagir ?”

Petite astuce : Dans le cas d’une situation agréable où vos besoins sont nourris : remerciez, célébrez, encouragez pour que les comportements observés se renouvellent dans le futur. Faites connaître votre gratitude, c’est le moment de dire Merci 😉

Exemples :

La théorie c’est bien, la pratique c’est mieux n’est-ce pas ? 😉

1ère situation :
Vous souhaitez remonter le moral de vos équipes et les remercier pour les efforts fournis. 

Pour y parvenir, commencez par rappeler les faits : “J’ai observé vos efforts déployés pendant les confinements pour maintenir l’activité : les relances clients envoyées, les négociations avec les fournisseurs, les campagnes commerciales déployées… tout cela dans un contexte particulièrement challengeant.”
Puis partagez vos ressentis et vos besoins : “ Je me sens énergique, reconnaissant.e, galvanisé de vous voir mettre tant de cœur à l’ouvrage. Tant d’engagement, de cohésion et de soutien les uns pour les autres. Je suis fier de notre travail d’équipe.”
Action : “Je tenais à célébrer cela ensemble, et vous partager tout mon enthousiasme et ma gratitude. Merci à vous!”

Plus les feedbacks sont précis et circonstanciés, plus ils ont d’impact, et plus ils donneront d’énergie à vos troupes !

2ème situation :
Vous souhaitez faire un feedback à un.e collègue qui n’a pas réalisé la mission confiée comme vous l’espériez ? 

La communication non violente n’est pas une astuce pour faire passer la pilule ou convaincre qu’on a raison. C’est un outil pour mieux se comprendre avec bienveillance.
Avant d’accuser ou de blâmer, commencez par prendre du recul : quels sont vos ressentis, à quels besoins font-ils écho ?

  1. Soyez factuel.le : rappelez ce que vous avez demandé et faites un point sur la situation actuelle. Qu’est-ce qui a avancé, que reste-t-il à faire ? 

Par exemple : “Tel élément n’a pas été livré hier. Le délai convenu ensemble n’a pas été respecté. » 

2. Puis passez à vos ressentis et besoins : “Je suis embêté.e car l’équipe a besoin de ce livrable pour avancer sur le projet dans les temps impartis.” – “Je suis décu.e car j’ai besoin de confiance dans les engagements pris.” – “Je suis inquiet.e parce que j’ai besoin de compréhension et d’engagement.”

3. Formulez une demande ou une action : “Es-tu d’accord pour revenir sur la situation ? Peux-tu m’expliquer ce qu’il s’est passé : le délai était-il clair pour toi ? Y a-t-il eu des points bloquants : consignes, moyens, charge de travail… ? J’aimerais qu’on trouve ensemble un moyen pour éviter que la situation ne se reproduise.”

Oui les feedbacks désagréables sont compliqués à donner, mais ils participent à la montée en compétences de vos équipes. Lorsqu’ils sont sincères, ce sont de vrais cadeaux.
Alors, plutôt que de garder vos ressentis et vos besoins pour vous, partagez-les clairement avec vos collaborateurs !

Si vous n’arrivez pas à trouver la bonne approche, vous pouvez aussi nous contacter directement pour en savoir plus sur nos formations en communication et en management.

 

Comment : quelle posture pour donner un feedback constructif ?

Soyez authentique. Un feedback basé sur un mensonge ou sur une exagération se ressent aisément, et peut porter atteinte à votre crédibilité. Essayez d’être le plus sincère possible dans vos propos. Vous gagnerez le respect et la confiance de vos équipes.

Ne tardez pas trop à donner des feedbacks. Plus la situation est proche dans le temps, plus vos retours auront de l’impact.

Octroyez un vrai temps à vos collaborateurs pour leur faire vos retours. Cela vous permettra d’échanger de manière constructive. Et indiquera la considération que vous leur portez.

Dernièrement, adoptez une posture ouverte et bienveillante. Comme nous le disions précédemment, vos coéquipiers sont en général tous animés de bonnes intentions.
Peut-être n’avez-vous pas conscience de certains de leurs enjeux ou de leur situation aussi bien que vous le pensiez. Un temps d’échange ouvert vous permettra d’en savoir plus, notamment si vous êtes réellement à l’écoute.

 

En conclusion

Vous êtes maintenant parés pour donner des feedbacks impactants et motivants ! Et pour transmettre des messages délicats d’une manière aussi constructive et douce que possible.

Il existe de nombreux bénéfices à faire des retours régulièrement à vos équipes, et à en demander.
En ces temps d’incertitude, rappelons qu’ils sont notamment une source de bien-être, de motivation et d’énergie précieuse pour vos collaborateurs (et pour vous!).
Alors qu’attendez-vous pour pratiquer ? 😉

Si vous souhaitez aller plus loin pour faire grandir vos équipes, nous nous tenons à votre disposition pour vous présenter nos formations en management et en développement des soft skills.

 

 

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